Gerade für kleinere Gemeinden sind Beschaffungsprozesse mit hohem Aufwand und Risiko verbunden. Durch eine Partnerschaft mit der Bundesbeschaffung GmbH (BBG) lässt sich beides deutlich minimieren.
Seit 21 Jahren sorgt die BBG mit ihrer wirtschaftlichen, juristischen und technischen Expertise dafür, dass Vergabe- und Beschaffungsprojekte so einfach wie noch nie abgewickelt werden können. Gerade für Gemeinden ist der Erwerb von größeren, nicht alltäglichen Anschaffungen mit Hürden verbunden: Auftragsvergaben müssen rechtlich einwandfrei erfolgen, was insbesondere für kleinere Gemeinden einen hohen bürokratischen Aufwand mit sich bringt und erhebliche Kosten verursacht.
Die BBG bündelt entsprechende Beschaffungen: Im Rahmen der zentralen Beschaffung können aufgrund höherer Auftragsvolumina bessere Konditionen für die Kund:innen erzielt werden. Gleichzeitig entfallen für die Gemeinden die aufwendigen Ausschreibungen sowie die anfallenden Prozesskosten. Die zentrale Beschaffung schafft außerdem Rechtssicherheit bei juristisch oftmals komplexen Vergabeverfahren. Für kleinere Gemeinden übernimmt die BBG damit die Rolle einer Bundesvorsorge. Und das Beste daran: Für den Abschluss der Grundsatzvereinbarung, die Eintrittskarte zu diesem Rundum-Service, fällt lediglich eine jährliche Gebühr in Höhe von 185 Euro an. ,,BBG-Mitglied” zu werden ist dabei denkbar einfach: Eine E-Mail an die BBG genügt.
Die Kundenbetreuer:innen der BBG setzen sich dann umgehend mit den zukünftigen Kund:innen in Verbindung. Mit dem Abschluss der Grundsatzvereinbarung wird die Gemeinde dann auf der Kund:innenliste der BBG geführt. Das ist Voraussetzung für die Inanspruchnahme einer Rahmenvereinbarung. In der Praxis bedeutet dies, dass Gemeinden nur jene Rahmenvereinbarungen nutzen können, die nach der Unterzeichnung der Grundsatzvereinbarung abgeschlossen wurden. Damit auch Neukund:innen ein passendes Angebot vorfinden, wächst das Portfolio der BBG ständig. Regelmäßige Erhebungen der Bedarfslage und mehr als 200 Vergaben pro Jahr sorgen dafür, dass auch sie auf die richtigen Produkte und Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt zurückgreifen können.
Würden Sie die Zusammenarbeit mit der BBG anderen Gemeinden empfehlen?
Die Zukunft der öffentlichen Verwaltung liegt in einer optimalen Aufgabenverteilung. Die BBG kann jeder Gemeinde viel Arbeit abnehmen, um einfacher zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Dass Regionalität in den Ausschreibungen eine große Rolle spielt, macht es auch leichter, diesen Aspekt in der Beschaffung zu berücksichtigen. Insgesamt gewinnt die BBG als Serviceanbieterin für die kommunale Verwaltung im Zuge von Personalmangel, Lieferkettenschwierigkeiten und Prozessoptimierung immer mehr an Bedeutung.
Stefan Schmuckenschlager
Bürgermeister KlosterneuburgDer BBG-e-Shop kann als Herzstück des BBG-Services gelten: Bestellt werden Dienstleistungen und Produkte ganz einfach und mit nur wenigen Klicks. Das Angebot reicht von Lebensmitteln, unter Berücksichtigung regionaler Lieferant:innen, über Büro- und Schulmöbel und verschiedenste IT-Produkte bis hin zu Impfstoffen und den unterschiedlichsten Fahrzeugtypen (E-Auto, diverse Nutzfahrzeuge wie Traktoren, Mähgeräte oder Transporter). Selbst Feuerwehrfahrzeuge gehören zum Portfolio.
Die BBG bietet aber nicht nur Produkte, sondern auch für den Gemeindebereich relevante Dienstleistungen: Anstatt nur ein Fahrzeug über die die BBG zu kaufen, übernehmen unsere Vertragspartner auf Wunsch auch das komplette Fuhrparkmanagement. Für die Gemeinden werden durch den geringeren Verwaltungsaufwand und günstigere Einkaufspreise Ressourcen frei, die angesichts der aktuellen Herausforderungen dringend benötigt werden. Die BBG unterstützt Gemeinden aber auch mit ihrer Expertise, etwa im Bereich nachhaltiger Beschaffung.
Diese gehört zur Kernkompetenz der BBG und findet ihren Niederschlag im immer größer werdenden Angebot von ressourceneffizienten Produkten. Sollte sich wider Erwarten einmal nichts Passendes im Portfolio finden, unterstützt die BBG darüber hinaus bei der Abwicklung von individuellen Beschaffungsvorhaben.
